Managementassistent directeur Bedrijfsvoering en Huisvesting

Jouw meerwaarde als managementassistent van de directeur Bedrijfsvoering en Huisvesting

Als managementassistent ben jij onmisbaar in de Tweede Kamer. Het is een dynamische en afwisselende functie met veel taken en verantwoordelijkheden. Je vormt het dienstverlenende informatie- en communicatieknooppunt naar de interne organisatie en de externe omgeving. Jij maakt de werkweek van de directie overzichtelijk en gestructureerd. Je bent verantwoordelijk voor het complexe agendabeheer van de directeur en coördineert informatiestromen/stukken en stemt hierover af en bewaakt de deadlines in de planning. Ook ontvang je bezoekers en beheer je de afspraken en de mailbox. Ook zorg je voor het uitzetten van acties.

Belangrijkste taken

Je:

• organiseert en faciliteert (digitale) bijeenkomsten en verzamelt hiervoor vergaderstukken en benodigde achtergrondinformatie en bewaakt en monitort de actiepunten tijdens vergaderingen;
• redigeert stukken en stelt mailberichten op;
• registreert en archiveert inkomende en uitgaande (digitale) post;
• beheert de financiële administratie, coördineert de verwerking hiervan en bewaakt de budgetten;
• biedt organisatorische ondersteuning bij de uitvoering van dienst- of organisatiebrede projecten;
• beheert de agenda en mailbox van de Griffier en coördineert de benodigde voorbereiding van afspraken bij afwezigheid van de managementassistent van de Griffier.

Wat we jou bieden

• Een uitdagende rol in een unieke werkomgeving.
• Een salaris dat varieert van € 2.615,23 tot € 3.782,52 bruto op basis van een 36-urige werkweek. Deze functie is ingedeeld in schaal 7 maar je krijgt de mogelijkheid om door te groeien naar een schaal 8 vanwege de structurele vervanging van de managementassistent van de Griffier op de vrijdagen.  
• Een maandelijks individueel keuzebudget (IKB) van 16,37% dat je bijvoorbeeld kunt laten uitbetalen of kunt omzetten in vakantiedagen.
• Een pensioen bij het ABP.
• Alle nodige faciliteiten om jezelf persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen.
• Aanvullende regelingen voor bijvoorbeeld ouderschapsverlof.
• Een vergoeding voor je woon-werkverkeer.

Wat we van je vragen

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde secretariële management-ondersteunde vakopleiding.
• Ervaring als (directie)secretaresse in een complexe omgeving.
• Kennis van (financieel) administratieve procedures.
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Goed kunnen plannen en organiseren.
• Zelfstandig kunnen werken.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk en je hebt kennis van de Engelse taal (mondeling).
• Kennis van (digitale) documentatie- en archiveringstechnieken.

Waar je komt te werken

Je komt te werken in het hart van de democratie en zit dichtbij waar het allemaal gebeurt. Het tijdelijke onderkomen van de Tweede Kamer is gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 67, op loopafstand van station Den Haag Centraal.

Je maakt deel uit van het stafbureau Voorzitter/Griffier. Deze staf bestaat uit een aantal stafadviseurs en vijf managementassistenten. Jij gaat de directeur bedrijfsvoering/huisvesting ondersteunen en werkt daarbij zeer nauw samen met de managementassistent van de Chief Information Officer. Dit betekent dat jullie op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden en elkaar kunnen vervangen. Daarnaast vervang je de managementassistent van de Griffier bij haar afwezigheid.

Meteen solliciteren

Kom je ook werken voor de democratie? Voor meer informatie over de functie en het team kun je contact opnemen met hoofd Stafbureau Voorzitter/Griffier, Margreeth Boer, m.boer@tweedekamer.nl.

Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met senior adviseur recruitment, Shimi Goossen via telefoonnummer 06 50 05 22 68 of per mail s.goossen@tweedekamer.nl.

Bijzonderheden

• Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen wij, in het kader van ons integriteitsbeleid, een Verklaring Omtrent Gedrag.
• Je werkdagen zijn van maandag tot en met vrijdag (4 x 8 uur en 1 x 4 uur)