Managementassistent
Jouw meerwaarde als managementassistent Griffies Commissies
Als managementassistent bij de Tweede Kamer speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de hoofden van twee van de drie Griffies Commissies. Jouw inzet zorgt ervoor dat onze parlementaire processen soepel verlopen en dat belangrijke zaken altijd op rolletjes lopen. Je beheert de agenda’s van de hoofden van de Griffies Commissies en zorgt voor een optimale planning van hun tijd. Ook organiseer je teamvergaderingen maar ook grote bijeenkomsten, jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je bereidt werkoverleggen voor en maakt nauwkeurige verslagen zodat iedereen altijd op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.
Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor algemene afdelingsaangelegenheden en ondersteunt andere managementassistenten binnen de organisatie, zoals bij de Beveiligingsdienst, het Restaurantbedrijf en Bureau Evenementen.
Belangrijkste taken
Je:
- zorgt voor het bijhouden van de mailbox(en), het uitvoeren/uitzetten van acties, het prioriteren van mails en het maken van afspraken voor het diensthoofd;
- signaleert eventuele knelpunten in administratief-secretariële werkwijzen en processen en doe je verbetervoorstellen;
- houd je bezig met de financiële administratie: je coördineert administratieve en financiële verwerkingen, bewaakt budgetten en beheert (inkoop)contracten en maak je onder andere bestelaanvragen aan en verzorg je declaraties;
- organiseert en coördineert de cursussen en opleidingen van de medewerkers;
- ondersteunt bij het regelen en organiseren van activiteiten rondom de in-, door- en uitstroom van medewerkers en zorgt voor de administratieve verwerking in de personeelsadministratie.
Wat we jou bieden
- Een uitdagende rol in een unieke werkomgeving.
- Een salaris dat varieert van € 3.016,50 tot € 3.879,75 op basis van een 36-urige werkweek. Deze functie is ingedeeld in schaal 7.
- Extra vrije dagen, 64 uur (IKB-uren), op basis van een 36-urige werkweek.
- Een pensioen bij het ABP.
- Alle nodige faciliteiten om jezelf persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen.
- Aanvullende regelingen voor bijvoorbeeld ouderschapsverlof.
- Een vergoeding voor je woon-werkverkeer.
- Je krijgt maximaal € 750 voor de meubilering en stoffering van je thuiswerkplek. Aanvullend kun je maximaal € 750 van je IKB-budget inzetten.
- Een 32-urige werkweek behoort ook tot de mogelijkheden.
Wat we van je vragen
- Mbo werk- en denkniveau.
- Bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding.
- Minimaal 2 jaar ervaring opgedaan in een secretariële/ondersteunende rol.
- Kennis van (financieel) administratieve procedures.
- Kennis van MS-office.
- Goede kennis van de Nederlandse taal en mondeling in het Engels.
- Inzicht in en affiniteit met werkwijzen en processen binnen de Tweede Kamer strekt tot aanbeveling.
Waar je komt te werken
Je komt te werken in het tijdelijke onderkomen van de Tweede Kamer aan de Bezuidenhoutseweg 67, op loopafstand van station Den Haag Centraal.
Als managementassistent kom je te werken bij twee van de drie Griffies Commissies: Griffie Commissies Bestuur & Onderwijs en Griffie Commissies Internationaal en Ruimtelijk .
De Griffies Commissies zijn verantwoordelijk voor de ambtelijke ondersteuning van Kamercommissies. Naast de ondersteuning van de Kamercommissies zijn de Griffies Commissie medeverantwoordelijk voor de ambtelijke ondersteuning tijdens de plenaire vergaderingen.
Er zijn in totaal drie Griffies Commissies, ieder onder leiding van een eigen diensthoofd, waarover de verschillende Kamercommissies zijn verdeeld. De Griffie Commissies bestaan uit commissiegriffiers, adjunct-griffiers, commissie-assistenten en managementassistenten. Zij zijn (op het diensthoofd en de managementassistenten na) werkzaam voor een of meerdere commissies, en maken daarmee deel uit van een of meerdere commissiestaven. Dit zijn multidisciplinaire teams van ongeveer vijf tot tien betrokken en enthousiaste collega’s.
Hier vind je meer informatie over onze afdeling.
Bijzonderheden
- Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen wij, in het kader van ons integriteitsbeleid, een Verklaring Omtrent Gedrag.
Meteen solliciteren
Kom ook werken voor de democratie. Voor meer informatie over de functie en het team kun je contact opnemen met Mark van der Leeden, diensthoofd Griffie Commissies Bestuur en Onderwijs, m.vdleeden@tweedekamer.nl, 06-18305901 of René Berck, diensthoofd griffie Commissies Internationaal en Ruimtelijk, r.berck@tweedekamer.nl, 070-3185755.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met senior adviseur recruitment, Shimi Goossen via telefoonnummer 06 50 05 22 68 of per mail s.goossen@tweedekamer.nl.
Werken bij de Tweede Kamer betekent werken voor de democratie van Nederland. Een eervolle taak waarbij je 150 Kamerleden dagelijks ondersteunt. Met ruim 700 collega’s draag je bij aan het functioneren van de Tweede Kamer. In een unieke omgeving waar écht geen dag hetzelfde is. De Tweede Kamer is van iedereen en voor iedereen en streeft naar diversiteit aan achtergronden en kennis in haar organisatie.