Managementassistent
Jouw meerwaarde als Managementassistent
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen de Beveiligingsdienst. Jij ondersteunt het Management Team bestaande uit het Diensthoofd, het hoofd Bedrijfsbureau en het hoofd Operatie en zorgt ervoor dat alles soepel en gestructureerd verloopt.
Met jouw organisatorische talent beheer je agenda’s, plan en organiseer je overleggen en draag je bij aan (team)activiteiten. Daarnaast ondersteun je het projectmanagement van de Beveiligingsdienst: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
Je verzorgt de correspondentie, bereidt bijeenkomsten zorgvuldig voor, maakt verslagen en bewaakt actielijsten. Ook ontvang je bezoekers, sta je hen professioneel te woord en verwerk je de inkomende en uitgaande post.
Als eerste aanspreekpunt voor medewerkers van de Beveiligingsdienst ben je toegankelijk, servicegericht en altijd bereid mee te denken. Dankzij jou weten collega’s precies waar ze terechtkunnen en blijft de organisatie in beweging.
Belangrijkste taken
Je:
- ondersteunt bij personele aangelegenheden (jubilea, nieuwe collega in dienst), biedt projectondersteuning door planningen te maken en de voortgang te bewaken wat betreft de actie- en reactietermijnen;
- beheert de budgetadministratie (ligt het accent op momenteel) en binnen de dienst de in gebruik zijnde systemen;
- houdt de voorraad van kantoorartikelen en overige specifieke kledingaccessoires bij en plaatst tijdig bestelorders;
- onderhoudt en plaatst berichten met betrekking tot de Beveiligingsdienst op het intranet van de Tweede Kamer;
- notuleert bij diverse vergaderingen (o.a MT);
- beheert de inbox van het secretariaat.
- houdt de AVG gegevens bij;
- houdt zich bezig met contract beheer.
Wat we jou bieden
- Een uitdagende rol in een unieke werkomgeving.
- Een salaris dat varieert van € 3.016,50 tot € 3.879,75 op basis van een 36-urige werkweek. Deze functie is ingedeeld in schaal 7.
- Een maandelijks individueel keuzebudget (IKB) van 16,50% dat je bijvoorbeeld kunt laten uitbetalen of kunt omzetten in vakantiedagen.
- Extra vrije dagen, 64 uur (IKB-uren), op basis van een 36-urige werkweek.
- Een pensioen bij het ABP.
- Alle nodige faciliteiten om jezelf persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen.
- Aanvullende regelingen voor bijvoorbeeld ouderschapsverlof.
- Een vergoeding voor je woon-werkverkeer.
- Je krijgt maximaal € 750 voor de meubilering en stoffering van je thuiswerkplek. Aanvullend kun je maximaal € 750 van je IKB-budget inzetten.
- De mogelijkheid om hybride te werken.
Wat we van je vragen
- Mbo-werk- en -denkniveau.
- Bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding en affiniteit met het vakgebied Communicatie.
- Minimaal 2 jaar ervaring opgedaan in een secretariële/ondersteunende rol.
- Kennis van (financieel) administratieve procedures.
- Kennis MS-office.
- Goede kennis van de Nederlandse taal.
- Accuratesse en het vermogen om hoofd en bijzaken goed te kunnen scheiden ten behoeve van een juiste prioritering.
- Inzicht in werkwijzen en processen binnen de Tweede Kamer strekt tot aanbeveling.
Waar je komt te werken
Je komt te werken in het tijdelijke onderkomen van de Tweede Kamer aan de Bezuidenhoutseweg 67, op loopafstand van station Den Haag Centraal.
Met ruim 125 collega's zijn we de grootste dienst van de Tweede Kamer. We zijn verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging van de Tweede Kamer. Van alle Kamerleden, medewerkers, journalisten tot bezoekers. We zijn slim georganiseerd en werken we met de meest vooruitstrevende beveiligingssystemen.
Je wordt onderdeel van een dynamisch team waar veiligheid en beveiligen voorop staat. Jouw team bestaat uit ongeveer 20 collega’s, waaronder technisch applicatiebeheerders, adviseurs Opleidingen, Kwaliteit en Audits, een adviseur veiligheid, een projectcoördinator en managementassistentes.
Lees hier meer over de afdeling.
Bijzonderheden
- Omdat je in deze functie in aanraking komt met vertrouwelijke informatie, is een veiligheidsonderzoek (VGB C screening) vereist. Voor het verkrijgen van een VGB is de Nederlandse nationaliteit noodzakelijk. Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken. Heb je hierover vragen of twijfel je of dit op jouw situatie van toepassing is? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met je mee. Hier vind je meer informatie over dit veiligheidsonderzoek.
- Gesprekken vinden plaats op 5 en 6 maart.
Meteen solliciteren
Kom ook werken voor de democratie. Voor meer informatie over de functie en het team kun je contact opnemen met Aranka Donker, Hoofd Bedrijfsbureau, via a.donker@tweedekamer.nl of via telefoonnummer 06-27 36 10 92.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met senior adviseur recruitment, Caroline Braakman-Boom via telefoonnummer 06-25 72 47 23 of per mail a.boom@tweedekamer.nl.
Werken bij de Tweede Kamer betekent werken voor de democratie van Nederland. Een eervolle taak waarbij je 150 Kamerleden dagelijks ondersteunt. Met ruim 700 collega’s draag je bij aan het functioneren van de Tweede Kamer. In een unieke omgeving waar écht geen dag hetzelfde is. De Tweede Kamer is van iedereen en voor iedereen en streeft naar diversiteit aan achtergronden en kennis in haar organisatie.